Cómo dar de alta a un trabajador en 4 pasos

Un asesor laboral es la mejor herramienta que puedes tener cerca de tu negocio para dar de alta a tus trabajadores.

No son pocas las obligaciones que conlleva ser empresario o autónomo, hay que llevar una contabilidad más o menos simple, presentar unos impuestos de forma trimestral generalmente, pagar cuotas para estar cubiertos ante la administración como aútonomos, hacer una inversión inicial que nos costará unos años recuperar, mantener unos gastos mensuales de luz, agua, internet, seguros y demás pequeñas obligaciones que como empresario o autónomo y dependiendo de tu actividad, bien conoces.

Una vez que te has montado, comienzas a hacerte con el negocio y te das cuenta de que no puedes llevarlo tú solo y que tienes que contar con un trabajador que te ayude con las tareas que necesitas cubrir para avanzar en tu negocio. Y esa persona, comienza a trabajar exactamente igual que tú, pero generándote desde el minuto uno, una serie de obligaciones de afiliación y cotización a la seguridad social.

Te voy a explicar en cuatro pasos en que consisten esas obligaciones y tú solo te vas a dar cuenta de que una asesoría es la mejor herramienta para ayudarte en esta disciplina de tu actividad:

1. Pasos previos al alta del trabajador

Solo en dos circunstancias, habría que realizar estos dos pasos previos, uno en caso de que el empresario jamás haya dado de alta a un trabajador y el otro en caso de que sea  el trabajador el que nunca haya trabajado para otra empresa.

  • La inscripción del empresario en la Seguridad Social: Este trámite es esencial para poder contratar a trabajadores. Es un trámite que se hace de forma obligatoria a través del Sistema Red y mediante al certificado digital. El empresario, con forma física o jurídica, debe estar inscrito en el sistema red y autorizar, en caso de que lo necesite a un asesor laboral que será el encargado de realizar todos los movimientos laborales obligatorios . Este número de cuenta de cotización podrá servir durante toda la vida laboral de la empresa, y se podrán solicitar tantos, como actividades distintas se tengan.
  • La afiliación del trabajador: a través de la obtención de un número de afiliación que la administración de la seguridad social proporciona a la persona física de modo presencial, o a través de la sede electrónica y mediante certificado digital. Este número de afiliación le servirá durante toda su vida laboral.

2. Alta del trabajador en la seguridad social.

Desde el mismo momento que el trabajador cruza el umbral de tu actividad, tiene que estar protegido ante la administración de la seguridad social mediante la comunicación del inicio de su actividad, esto es lo que se llama alta del trabajador.

Esto se realiza mediante el sistema red, sistema al que cualquier autónomo o empresario está obligado a acogerse en la actualidad. Podrás acceder a él entrando en el sistema red de la seguridad social, a través de su página oficial, hay una opción de afiliación que te ayuda a comunicar este movimiento.

Tras introducir los datos personales de identificación del trabajador deberás indicar mediante codificación numérica, que un asesor laboral conoce perfectamente, el tipo de movimiento que vas a comunicar, en este caso una “NUEVA ALTA”.

Igualmente deberás comunicar:

TIPO DE CONTRATO

HORAS TRABAJADAS

CÓDIGO DEL CONVENIO COLECTIVO

GRUPO DE COTIZACIÓN

DEMÁS VARIABLES QUE PUEDAN DAR ACCESO A BONIFICACIONES O APUNTES DE SITUACIONES ESPECIALES DE COTIZACIÓN.

Una vez confirmados los datos del trabajador, la seguridad social te emite dos documentos por cada movimiento de alta:

  1. DOCUMENTO TA2: resolución dónde se especifica de forma nominativa, los datos del trabajador y del empresario y la fecha de efectos del alta del trabajador
  2. DOCUMENTO IDC: es un documento de de datos de cotización, donde aparecen nuevamente los datos de identificación, tipo de contrato y peculiaridades de cotización entre otras.

Los plazos para comunicar el alta del trabajador son desde 60 días previos a la actividad. Nunca después

3. Comunicación del contrato al servicio público de empleo «SEPE»

Nuevamente nos encontramos ante otra obligación, la de comunicar el contrato de trabajo al servicio público de empleo. Con el certificado digital podrás hacer uso de este servicio y comunicar en plazo reglamentario, 10 días, todos los contratos de tus trabajadores.

Aquí será obligatorio comunicar los datos que se han acordado por contrato, tales como tipo de trabajo a realizar y fecha de fin de contrato. Este proceso, también lo puede realizar tu asesor laboral con la comodidad de saber que estás enviando bien los datos solicitados.

4.Comunicación de datos de cotización para el ingreso mensual de las cuotas.

Una vez que hemos dado el alta al tr ante la tesorería y comunicado el tipo de contrato al SEPE, toca cotizar por nuestro trabajador.

Además de elaborar las nóminas, acorde al CNAE o actividad de tu empresa, y de abonar los salarios como empresario, eres el responsable del ingreso de la cotización a cargo de tu empresa y también de la cotización de tus empleados, descontando de sus nóminas, la aportación que la seguridad social exige dependiendo de diversos conceptos.

Esta cotización se paga el mes siguiente a su vencimiento.

La presentación de los boletines de cotización se pueden hacer domiciliados o a través de las entidades colaboradoras y autorizadas para actuar como oficina recaudatoria. Los documentos a presentar de forma mensual son dos:

  • Relación de liquidación de cotizaciones (RLC)
  • Relación nominal de trabajadores (RNT)

Por tanto, a través del envío de ficheros CRA de forma mensual, de los cuales la seguridad social coge los datos para la elaboración tanto de los RLC como de los RNT, darás por terminada de forma cierta y regular cada mes, tu obligación como empresario.

5. Movimiento complementario y obligatorio cuando das de alta un primer trabajador.

Te recuerdo, que una vez que decides dar de alta un trabajador, estás obligado a implantar un servicio de prevención en la empresa, que se puede asumir dependiendo de la actividad de forma personal o con un servicio de prevención ajeno. Y por cada nuevo trabajador lo deberás ir comunicando a este servicio.

Si has sido capaz de leer, pueden pasar varias cosas, que decidas realizar tú solo estas acciones para ahorrar costes, que decidas implantar un servicio de recursos humanos en tu empresa y decidas contratar a una persona que sepa realizar esta misión, cosa que te va a costar mucho dinero, o que hables con tu asesoría laboral de confianza, como puede ser BM3 Asesores, y por menos mucho de lo que piensas delegues este trabajo en ellos,  confiando en que vas a cumplir con tus obligaciones de forma profesional y sin incurrir en ninguna mala práctica.

BM3 Asesores – Asesoría Fiscal, Laboral y Contable