Nuestra asesoría fiscal en Murcia te ayuda a conocer como elaborar una factura de forma correcta. En esta sección te explicamos todo lo que debes saber sobre las facturas, para un empresario es de vital importancia la correcta elaboración de las facturas. Para que tanto hacienda como el propio empresario tengan un correcto control sobre los ingresos de su actividad.
1.Tipos de factura
De forma general existen solo dos tipos de factura, la factura simplificada y la factura completa. Así lo comunica y explica hacienda en su página oficial.
A partir de la factura simplificada y la completa, puedes encontrar la factura ordinaria, factura rectificativa y factura recapitulativa. Por otro lado, según su valor legal, encontramos la factura pro forma y la copia de la facturas o el duplicado de la factura.
Y dependiendo del medio por el que se transmite usamos una factura en papel o una factura electrónica.
2. La factura ordinaria
Como comprobarás en la vida empresarial e incluso en tu vida diaria, la factura ordinaria es el tipo de factura que se usa con más frecuencia.
Este tipo de factura recoge una operación comercial, ya sea de compraventa o bien de prestación de algún servicio.
En ella se deben encontrar de forma obligatoria los siguientes datos sobre la operación en cuestión:
- El número de factura
- La fecha de expedición
- Nombre y apellidos o razón social
- Número de identificación fiscal
- Domicilio tanto del emisor como del destinatario
- Descripción de la operación llevada a cabo
- Cantidades detalladas por tipo impositivo del IVA, el porcentaje de retención del IRPF, la cuota tributaria, el importe total a pagar, y la fecha en que se haya producido la operación de que se trate así como los descuentos en su caso.
A partir de la emisión de la factura ordinaria puede producirse la factura rectificativa y la recapitulativa. Pasamos a explicarte en que consisten.
3.La factura rectificativa
La factura rectificativa se debe emitir por varios motivos, se puede usar cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior porque la misma no cumpla los requisitos establecidos por la Ley o si se produce devolución de productos, de envases o embalajes, o bien cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
También por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
Esta factura debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.
Además, existe la posibilidad de rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas en ese mismo documento.
La factura rectificativa contiene los requisitos comunes de todas las facturas, pero debes saber como elaborar una factura de forma correcta para que se considere rectificativa:
- Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo.
- La condición de factura rectificativa.
- Motivos que causan la rectificación.
- El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la rectificación.
4. La factura Recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas pero en un mismo mes natural. Te explicamos a continuación como elaborar una factura de forma correcta cuando se trata de una factura recapitulativa.
Muy importante a tener en cuenta, cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
5. La copia y duplicado de la factura.
No sólo tienes que saber como elaborar una factura de forma correcta sino también cuando puedes emitir una copia o un duplicado de una factura.
La copia de una factura contiene los mismos datos que la factura original, tan solo se diferencia en que tiene que venir especificada la expresión “Copia”, para así poder distinguirla de la factura original. La copia queda en manos del emisor de la misma, mientras que la factura original es la que se envía al cliente.
El duplicado de una factura es igual que la factura original, y se hace cuando hay varios destinatarios o bien cuando se produce la pérdida de la factura original, razón por la cual se debe detallar que es un duplicado, ya que si aparece la factura original puede provocar confusión.
6. La factura proforma
La factura proforma es una factura que documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar. Por ello esta factura no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.
Suele incluir la fecha máxima de validez.
Además es importante incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación proforma, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.
7. La factura simple y factura completa
Cuando cumplen con todos los requisitos establecidos por la Ley son facturas completas, o bien si solo cumplen algunos requisitos son facturas simples.
Factura simple:
Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:
- Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)
- Facturas rectificativas.
- Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
- Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
- Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje
No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:
- Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
- Ventas a distancia.
- Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
- Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:
- NIF del destinatario y domicilio.
- Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
Tras la aprobación del último reglamento de facturación en Diciembre de 2012, desaparece el tícket como documento contable y pasa a englobarse dentro de la factura simplificada, que podrá emitirse, como sustituta de éste cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las misma operaciones en las que antes se admitía ticket, como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas.
8. La factura electrónica
La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel.
La diferencia entre la factura en papel y la factura electrónica únicamente reside en que la transmisión de esta última es por medios electrónicos y telemáticos.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basado a certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo.
Y hasta aquí la explicación de como elaborar una factura de forma correcta. Desde nuestra asesoría fiscal en Murcia te aconsejamos que para la elaboración de las facturas cuentes con un software específico que te ayude a gestionar de manera eficiente y correcta la emisión de las facturas de tu actividad.